OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS: um estudo de caso sobre a reestruturação da gestão documental em uma empresa de distribuição de energia elétrica

Abstract

A constante busca pela excelência nas organizações é impulsionada por um ambiente de negócios dinâmico e competitivo. Nesse cenário, a melhoria contínua se torna fundamental para otimizar processos. A pesquisa teve como objetivo analisar como as reestruturações realizadas na gestão documental de uma empresa de distribuição de energia elétrica podem vir a otimizar seus processos de trabalho, baseadas na concepção de melhoria contínua. Para isso, a metodologia adotada foi o estudo de caso e a coleta de dados foi realizada através da pesquisa documental, analisando relatórios, planilhas e normas da empresa. A abordagem qualitativa foi escolhida para compreender aspectos subjetivos das mudanças implementadas. Os resultados analisados indicam que, antes da reestruturação, a gestão de documentos enfrentava desafios relevantes, incluindo um grande número de documentos vencidos. A aplicação de ferramentas de qualidade foi adotada para enfrentar o problema, proporcionando melhorias significativas, como a redução nas etapas do fluxo de homologação, eliminação da necessidade de VPN para acesso externo, introdução de relatórios visuais e automatizados, prevenção do acúmulo de documentos vencidos e otimização dos processos. As considerações finais ressaltam a simplificação do processo, a redução de erros e o fortalecimento da conformidade normativa. O sucesso da implementação posiciona a empresa como exemplo de boas práticas em gestão de documentos, promovendo eficiência e otimização de processos. O estudo sugere a necessidade de pesquisas futuras que ampliem o escopo, considerando empresas de diversos setores para uma compreensão mais abrangente das estratégias de reestruturação documental e sua eficácia na otimização dos processos de trabalho.