Arquivo da polícia militar: diálogo com a gestão de documentos

Abstract

RESUMO: Análise da gestão documental da Polícia Militar do Maranhão, com ênfase na Terceira Seção, unidade responsável pela organização e arquivamento de documentos operacionais e administrativos essenciais para o bom funcionamento da instituição. A pesquisa visa compreender as práticas adotadas pela PMMA na organização e preservação de documentos, sendo direta em verificar o estado atual da gestão documental, observar se há alguma política de arquivo e normas do órgão, bem como se são adequadas ao propósito da instituição e identificar se seguem as normas de arquivo para a gestão documental da PMMA. A relevância do estudo reside no fato de que a gestão eficiente de documentos em instituições de segurança pública é essencial para garantir a integridade das informações, facilitar o acesso aos dados necessários para a tomada de decisões e assegurar a preservação da memória institucional. A metodologia adotada para a realização deste estudo inclui uma abordagem qualitativa, com pesquisa bibliográfica e documental, além de uma análise de campo, realizada por meio de observação e conversas com profissionais. A pesquisa bibliográfica envolveu a revisão de fontes acadêmicas e legislações pertinentes à gestão de documentos no setor público, com destaque para as diretrizes arquivísticas adotadas pela PMMA. A pesquisa de campo consistiu na análise das condições estruturais do arquivo, da organização do acervo, da capacitação dos profissionais envolvidos e das práticas de gestão documental adotadas. Os principais resultados da pesquisa indicam que a gestão documental na PMMA apresenta diversas lacunas, especialmente no que se refere ao arquivo físico, que está em condições precárias de conservação, o que compromete a acessibilidade e a integridade dos documentos. Portanto esta pesquisa refletiu sobre a ausência de gestão documental dentro da PMMA, capacitação formal dos profissionais do arquivo e a falta de uma política direcionada a própria instituição.___ABSTRACT: Analysis of the document management of the Military Police of Maranhão, with emphasis on the Third Section, the unit responsible for organizing and archiving operational and administrative documents essential for the proper functioning of the institution. The research aims to understand the practices adopted by the PMMA in the organization and preservation of documents, being direct in verifying the current state of document management, observing if there is any archiving policy and standards of the agency, as well as whether they are adequate for the purpose of the institution and identifying if they follow the archiving standards for the document management of the PMMA. The relevance of the study lies in the fact that efficient document management in public security institutions is essential to guarantee the integrity of information, facilitate access to data necessary for decision-making and ensure the preservation of institutional memory. The methodology adopted to conduct this study includes a qualitative approach, with bibliographic and documentary research, in addition to a field analysis, carried out through observation and conversations with professionals. The bibliographic research involved the review of academic sources and legislation pertinent to document management in the public sector, with emphasis on the archival guidelines adopted by the PMMA. The field research consisted of analyzing the structural conditions of the archive, the organization of the collection, the training of the professionals involved and the document management practices adopted. The main results of the research indicate that document management at PMMA presents several gaps, especially with regard to the physical archive, which is in poor conservation conditions, which compromises the accessibility and integrity of the documents. Therefore, this research reflected on the absence of document management within the PMMA, formal training of archive professionals and the lack of a policy directed at the institution itself.